سامانه مدیریت دانش و آرشیو اسناد کایزن

معرفی سامانه:

سامانه مدیریت دانش کایزن راهکاری نوین را برای به کارگیری مستندات و تجربیات سازمان به‌عنوان یک منبع ارزش ارائه می‌نماید. به‌طورکلی مستندات مدوّنی که در قالب اسناد در سازمان‌ها ثبت و بایگانی می‌شود، به‌عنوان دانش آشکار سیستم تلقی می‌شود. از سوی دیگر تجربیات نیروهای انسانی در سمت‌های مختلف، یکی دیگر از منابع دانش است که معمولاً به شکل غیر مدون و محاوره‌ای منتقل می‌شود و به دانش پنهان موسوم است. سامانه مدیریت دانش کایزن برای گردآوری و مدیریت دانش آشکار، بانک اسناد را در نظر گرفته است و دانش پنهان سیستم را در یک فضای همفکری و در قالب انجمن‌ها و اتاق‌های گفتگو جمع آوری و مدیریت می‌کند.

الزامات استقرار سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات در سازمان عبارت‌اند از:

• استمرار رشد سازمانی و عدم ایجاد انقطاع مکرر در فرآیند تعالی
• افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی در ایجاد تحول سریع، جهت انطباق به‌موقع و مناسب با شرایط متغیر محیطی
• افزایش نوآوری سازمانی و در نتیجه ارتقاء توان رقابتی سازمان
• رشد انگیزش عمومی کارکنان سازمان به دلیل قرار گرفتن در محیطی پویا و یادگیرنده
• همسویی با تحولات کلان اقتصاد جهانی در راستای شکل‌گیری اقتصاد دانش‌محور
• توسعه سرمایه‌های فکری سازمان به خصوص سرمایه‌های انسانی
• افزایش قابلیت یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار
• هدایت فرآیندهای فکری سازمان به سوی تحقق سیستماتیک (به خصوص اخذ تصمیمات به‌صورت سیستماتیک)
• افزایش بهره‌وری سازمانی در بکارگیری دانش موجود (حداکثر استفاده از دانش سازمانی)
• تسلط بر دانش سازمانی به عنوان ارزشمندترین سرمایه سازمانی از طریق قابل مدیریت ساختن آن و در نتیجه توسعه و بهبود آگاهانه و هدفمند دانش سازمانی
• جلوگیری از ریزش دانش سازمانی با از دست دادن نیروی انسانی سازمان (بازنشستگی، اخراج، ترک خدمت، فوت، ...)
• پاسخگویی و انطباق طبیعی و غیرقابل انکار با شرایط نوین حاکم بر فضای کسب و کار که در آن سازمان‌ها ناگزیر به رقابت بر مبنای دانش هستند.
• افزایش توان سازمان در مهار و بکارگیری دانش سازمانی، به خصوص دانش پنهان سازمانی که در حین فعالیت روزمره و تجارب متعدد سازمانی در ذهن افراد ایجاد می‌شود و متأسفانه اغلب مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرد.
• تحول در رویکرد و تغییر پارادایم حاکم بر ارزیابی و اندازه‌گيری عملکرد سازمان‌ها و کمرنگ شدن معیارهای مالی و تأکید روزافزون بر سرمایه‌های فکری و ناملموس سازمانی
• دانش محوری در حرکت‌های استراتژیک سازمان‌ها
• ویژگی‌های خاص این منبع جديد (دانش): دانش منبعی پایان‌ ناپذیر و نامحدود است، استفاده از این منبع تنها موجب کاهش آن نمی‌شود بلکه بر آن می‌افزاید، انتقال آن به دیگران موجب کاهش آن نمی‌شود.
• هدفمند ساختن فعالیت‌های مربوط به شناسایی، ایجاد، کسب، ذخیره‌سازی، تشریک، بکارگیری، بهنگام‌سازی دانش سازمان، مطابق نیازهای واقعی فرآیندهای سازمانی و در نتیجه بهبود عملکرد کلی سازمان
• ضعف مدل‌های مالی در بیان دینامیک دانش سازمانی و در نتیجه معطوف‌شدن توجهات بر توسعه مدل‌های جدید دینامیک دانش سازمانی
• ناتوانی سیستم‌های مدیریت اطلاعات در پاسخگویی به نیازهای سازمانی (به دلیل بی‌توجهی به دانش پنهان سازمان‌ها)
• توسعه غیر کارآمد و حتی بی‌هدف فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌ها و اتلاف سرمایه‌های سازمانی بدلیل سرمایه‌گذاری‌های بی‌هدف
• تغييرات سريع بازار و لزوم واکنش سريع سازمان‌ها
• گسترش انفجاری دانش بشری
• تغيير پارادايم در نگرش سازمان‌ها نسبت به منابع

برخی از امکانات سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:

• ثبت و مدیریت دانش فردی
• تعریف نامحدود مخازن دانش در سازمان
• ثبت و مدیریت تجربه‌ها و ایده‌ها
• ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن‌ها
• ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه‌ها، اسناد اداری و...
• تعریف و مدیریت فرآیند ارزیابی تجربیات، ایده‌ها و ...
• تعریف و مدیریت ارزیابی دانشی
• امتیازدهی به دانش‌های ثبت شده شامل ایده‌ها و تجربه‌ها و ...
• بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
• امکان گفتگو در خصوص موضوعی خاص و ثبت دانش و نتایج حاصل از گفتگو
• درج مباحث دانشی و حل مسائل در حوزه‌های مختلف
• ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس‌ها به صورت مکانیزه و طبقه‌بندی شده
• ایجاد کتابخانه‌های دانشی به‌صورت طبقه‌بندی شده و ساختارمند
• انواع جستجو در اطلاعات و اسناد دانشی ثبت‌شده
• امکان تعریف قوانین جستجوی پیشرفته با قابلیت ارائه پیشنهاد موارد مشابه برروی اطلاعات ثبت شده
• ارائه آمار اطلاعات و دانش‌های ثبت‌شده، ارزیابی‌شده و ...
• گزارشات مدیریتی و پویا از مخازن دانش سازمانی و آرشیو اطلاعات سازمان
• برخی از کاربردهای سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:
• آرشیو و مدیریت دانش فردی، ثبت و مدیریت تجربه‌ها و ایده‌ها و...
• آرشیو و مدیریت اسناد مکتوب، پرونده‌ها، نامه‌ها، گزارشات و...
• ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن‌ها
• ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه‌ها، اسناد اداری و...
• ایجاد آرشیو‌های سمعی بصری و چندرسانه‌ای
• بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
• امتیازدهی به دانش‌های ثبت‌شده شامل ایده‌ها و تجربه‌ها و ...
• ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس‌ها به‌صورت مکانیزه و طبقه‌بندی‌شده
• ایجاد کتابخانه‌های دانشی به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و ساختارمند
• ایجاد آرشیو کتب و مقالات، نشریات، پژوهش‌ها و...

برخی از مزایای سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:

• کسب و حفظ دارایی‌های فکری.
• ایجاد یک بانک دانش سازمانی قابل جستجو.
• کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمانی.
• تشویق کار تیمی.
• شناسایی شکاف‌ها در دانش سازمانی.
• کاهش زمان آموزش کارکنان (کوتاه‌سازی منحنی یادگیری).
• بهینه‌سازی بازیابی منابع دانشی.
• اطمینان از ارزش و اعتبار دانش‌ها.
• آگاهی از میزان اثربخشی دانش‌ها در سازمان.
• افزایش انگیزه مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش.
• گزارش و تحلیل تمامی فعالیت‌های دانشی انجام شده در نرم‌افزار
• شمای کلی سامانه مدیریت دانش