چطور گلوگاه‌ها در فرآیندهای سازمانی و کسب‌وکار را شناسایی کنیم؟

شاید این جملات را پیشتر هم شنیده باشید که:
توان یک زنجیر به اندازه توان ضعیف‌ترین حلقه آن است.
سرعت یک تیم کوه‌نوردی برابر است با سرعت کندترین نفر آن تیم

این موارد در مورد فرآیندهای کسب و کار نیز کاملاً صادق است. یعنی عملکرد یک فرآیند برابر است با عملکرد ضعیف‌ترین فعالیت یا فعالیت‌های موجود در آن. پس بهتر است فکری به حال آنها بکنیم!
ضعیف‌ترین فعالیت‌ها هم معمولاً باعث ایجاد گلوگاه یا همان قیف در فرآیند می‌شوند. گلوگاه‌ها در حقیقت یک عامل داخلی مخرب در سیستم شناخته می‌شوند و یک گلوگاه بیشتر از هر عامل خارجی می‌تواند در خروجی فرآیند و نهایتاً شرکت و سازمان اثر منفی بگذارد.
یک گلوگاه می‌تواند باعث کاهش درآمد سازمان و یا افزایش هزینه‌های سربار سازمان و یا کسب و کار ما گردد. پس بهتر است گلوگاه‌ها را شناساسی کنیم و یا آنها را برطرف کنیم و قیف را از بین ببریم و یا اینکه آن را بهبود ببخشیم تا اثر منفی کمتری در عملکرد کل فرآیند داشته باشند.

از یک نظر می‌توان قیف‌ها یا همان گلوگاه‌ها را به دو دسته تقسیم کرد:

• گلوگاه‌های کوتاه مدت
• گلوگاه‌های بلند مدت

گلوگاه‌های کوتاه مدت
این نوع گلوگاه‌ها معمولاً از مشکلات کوچک و موقت ناشی می‌شوند. برای مثال با مرخصی رفتن یا بیمار شدن یکی از همکاران به مدت چند روز و نبود یک نیروی جایگزین که بتواند کارهای همکار غایب را انجام دهد. این اتفاق منجر می‌گردد که فرآیند به تأخیر بیفتد. تأخیر هم احتمالاً منجر به انباشته شدن کارها برای زمانی می‌شود که این نیرو به محل کار بازگردد. اتفاقی که منجر به پدیدار شدن گلوگاه کوتاه مدت می‌شود.

گلوگاه‌های بلندمدت
گلوگاه‌های بلندمدت بسیار مخرب هستند و متاسفانه این نوع از گلوگاه‌ها از گلوگاه‌های کوتاه مدت بیشتر اتفاق می‌افتند و معمولاً نتیجه واکنش و پاسخ ضعیف ما نسبت به برطرف نکردن گلوگاه‌های کوتاه مدت هستند.
چهار سوال اساسی که به تحلیل و شناسایی گلوگاه‌های فرایند کمک می‌کنند، عبارت‌اند از:

راه‌های شناسایی و رفع گلوگاه‌های فرآیندی

1-پرسش از مجریان فرآیندها
این روش یک متد سنتی و کلاسیک است که معمولاً در این روش طی برگزاری جلسات طوفان فکری، اشکالات و قیف‌های موجود در فرآیند از منظر مجریان فرآیند و صاحبان آن بررسی می‌شود. برای انجام این تحلیل، سوالات چهار سوال فوق الذکر می‌تواند مفید واقع شود.

2-استفاده از ابزارهای BPMS (سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار)
یک ابزار اتوماسیون فرآیند یا همان BPMS امکان پایش و کنترل فرآیند را به‌راحتی میسر می‌نماید. به تصویر زیر دقت کنید. این نمودارها به Heat Map یا نمودارهای حرارتی معروف‌اند. در این نمودارها به‌راحتی و براساس فرآیندهای واقعی اجرا شده در شکل مشخص است که گلوگاه‌ها در چه بخش‌هایی از فرآیند واقع شده‌اند.

ابزارهای قدرتمند BPMS معمولاً به این نوع نمودارها مجهز هستند، این نمودارها، فرآیندهای طی شده، تعداد تکرار بخش‌های فرآیندها یا همان حقله‌های تکرار و نیز جزئیاتی همچون زمان صرف شده برای اجرای هر فعالیت و یا گلوگاه، نیروی انسانی موظف و ارجاعات هر فعالیت را نیز گزارش می‌دهند.

سامانه BPMS آریو که یک زیر سامانه از سیستم‌ساز آریو است، مجهز به بخش مانیتورینگ فرآیندها است که ابزاریست قدرتمند در جهت شناسایی، تحلیل و رفع قیف‌های فرآیندی یا همان گلوگاه‌ها. با کمک ابزار BPMS آریو سازمان می‌تواند به راحتی ریزترین اطلاعات و رخدادهای هر فعالیت از فرآیند را مشاهده و رصد نماید و با گزارشات و مانیتورینگ‌های تخصصی گلوگاه‌های کسب و کار را شناسایی و رفع نماید.