انتخاب سبک نمایش :

سبک عادی سبک وسیع

سامانه مدیریت دانش و آرشیو اسناد کایزن

 

معرفی سامانه :

سامانه مدیریت دانش کایزن راهکاری نوین را برای به کارگیری مستندات و تجربیات سازمان به عنوان یک منبع ارزش ارائه می‌نماید. به طور کلی مستندات مدوّنی که در قالب اسناد در سازمان‌ها ثبت و بایگانی می‌شود، به عنوان دانش آشکار سیستم تلقی می‌شود. از سوی دیگر تجربیات نیروهای انسانی در سمت‌های مختلف، یکی دیگر از منابع دانش است که معمولاً به شکل غیر مدون و محاوره‌ای منتقل می‌شود و به دانش پنهان موسوم است. سامانه مدیریت دانش کایزن برای گردآوری و مدیریت دانش آشکار، بانک اسناد را در نظر گرفته است و دانش پنهان سیستم را در یک فضای همفکری و در قالب انجمن ها و اتاق های گفتگو جمع‌آوری و مدیریت می‌کند.

الزامات استقرار سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات در سازمان عبارتند از

  • استمرار رشد سازمانی و عدم ایجاد انقطاع مکرر در فرآیند تعالی
  • افزایش انعطاف پذیری سازمانی در ایجاد تحول سریع، جهت انطباق به موقع و مناسب با شرایط متغیر محیطی
  • افزایش نوآوری سازمانی و در نتیجه ارتقاء توان رقابتی سازمان
  • رشد انگیزش عمومی کارکنان سازمان به دلیل قرار گرفتن در محیطی پویا و یادگیرنده
  • همسویی با تحولات کلان اقتصاد جهانی در راستای شکل‌گیری اقتصاد دانش‌محور
  • توسعه سرمایه‌های فکری سازمان به خصوص سرمایه‌های انسانی
  • افزایش قابلیت یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار
  • هدایت فرآیندهای فکری سازمان به سوی تحقق سیستماتیک (به خصوص اخذ تصمیمات به صورت سیستماتیک)
  • افزایش بهره‌وری سازمانی در بکارگیری دانش موجود (حداکثر استفاده از دانش سازمانی)
  • تسلط بر دانش سازمانی به عنوان ارزشمندترین سرمایه سازمانی از طریق قابل مدیریت ساختن آن و در نتیجه توسعه و بهبود آگاهانه و هدفمند دانش سازمانی
  • جلوگیری از ریزش دانش سازمانی با از دست دادن نیروی انسانی سازمان (بازنشستگی، اخراج، ترک خدمت، فوت، ...)
  • پاسخگویی و انطباق طبیعی و غیرقابل انکار با شرایط نوین حاکم بر فضای کسب و کار که در آن سازمان ها ناگزیر به رقابت بر مبنای دانش هستند.
  • افزایش توان سازمان در مهار و بکارگیری دانش سازمانی، به خصوص دانش پنهان سازمانی که در حین فعالیت روزمره و تجارب متعدد سازمانی در ذهن افراد ایجاد می شود و متأسفانه اغلب مورد بی توجهی قرار می گیرد.
  • تحول در رویکرد و تغییر پارادایم حاکم بر ارزیابی و اندازه‌گيري عملکرد سازمان ها و کمرنگ شدن معیارهای مالی و تأکید روزافزون بر سرمایه‌های فکری و ناملموس سازمانی
  • دانش محوری در حرکت های استراتژیک سازمان ها
  • ویژگی های خاص این منبع جديد (دانش): دانش منبعی پایان‌ ناپذیر و نامحدود است، استفاده از این منبع تنها موجب کاهش آن نمی شود بلکه بر آن می‌افزاید، انتقال آن به دیگران موجب کاهش آن نمی شود.
  • هدفمند ساختن فعالیت های مربوط به شناسایی، ایجاد، کسب، ذخیره سازی، تشریک، بکارگیری، بهنگام‌سازی دانش سازمان، مطابق نیازهای واقعی فرآیندهای سازمانی و در نتیجه بهبود عملکرد کلی سازمان
  • ضعف مدل های مالی در بیان دینامیک دانش سازمانی و در نتیجه معطوف شدن توجهات بر توسعه مدل های جدید دینامیک دانش سازمانی
  • ناتوانی سیستم های مدیریت اطلاعات در پاسخگویی به نیازهای سازمانی (به دلیل بی توجهی به دانش پنهان سازمان ها)
  • توسعه غیر کارآمد و حتی بی‌هدف فن‌‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان ها و اتلاف سرمایه‌های سازمانی بدلیل سرمایه‌گذاری های بی هدف
  • تغييرات سريع بازار و لزوم واكنش سريع سازمان ها
  • گسترش انفجاری دانش بشری
  • تغيير پارادايم در نگرش سازمان ها نسبت به منابع

 

برخی از امکانات سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از: 

  1. ثبت و مدیریت دانش فردی
  2. تعریف نامحدود مخازن دانش در سازمان
  3. ثبت و مدیریت تجربه ها و ایده ها
  4. ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن ها
  5. ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه ها، اسناد اداری و...
  6. تعریف و مدیریت فرآیند ارزیابی تجربیات، ایده ها و ...
  7. تعریف و مدیریت ارزیابی دانشی
  8. امتیاز دهی به دانش های ثبت شده شامل ایده ها و تجربه ها و ...
  9. بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  10. امکان گفتگو در خصوص موضوعی خاص و ثبت دانش و نتایج حاصل از گفتگو
  11. درج مباحت دانشی و حل مسائل در حوزه های مختلف
  12. ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس ها به صورت مکانیزه و طبقه بندی شده
  13. ایجاد کتابخانه های دانشی بصورت طبقه بندی شده و ساختارمند
  14. انواع جستجو در اطلاعات و اسناد دانشی ثبت شده
  15. امکان تعریف قوانین جستجوی پیشرفته با قابلیت ارائه پیشنهاد موارد مشابه برروی اطلاعات ثبت شده
  16. ارائه آمار اطلاعات و دانش های ثبت شده، ارزیابی شده و ...
  17. گزارشات مدیریتی و پویا از مخازن دانش سازمانی و آرشیو اطلاعات سازمان

برخی از کاربردهای  سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از

  1. آرشیو و مدیریت دانش فردی، ثبت و مدیریت تجربه ها و ایده ها و...
  2. آرشیو و مدیریت اسناد مکتوب، پرونده ها، نامه ها، گزارشات و...
  3. ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن ها
  4. ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه ها، اسناد اداری و...
  5. ایجاد آرشیو های سمعی بصری و چند رسانه ای
  6. بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  7. امتیاز دهی به دانش های ثبت شده شامل ایده ها و تجربه ها و ...
  8. ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس ها به صورت مکانیزه و طبقه بندی شده
  9. ایجاد کتابخانه های دانشی بصورت طبقه بندی شده و ساختارمند
  10. ایجاد آرشیو کتب و مقالات، نشریات، پژوهش ها و... 

برخی از مزایای  سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از: 

  • کسب و حفظ دارایی‌های فکری.
  • ایجاد یک بانک دانش سازمانی قابل جستجو.
  • کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمانی.
  • تشویق کار تیمی.
  • شناسایی شکاف‌ها در دانش سازمانی.
  • کاهش زمان آموزش کارکنان (کوتاه‌سازی منحنی یادگیری).
  • بهینه‌سازی بازیابی منابع دانشی.
  • اطمینان از ارزش و اعتبار دانش‌ها.
  • آگاهی از میزان اثربخشی دانش‌ها در سازمان.
  • افزایش انگیزه مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش.
  • گزارش و تحلیل تمامی فعالیت‌های دانشی انجام شده در نرم‌افزار

شمای کلی سامانه مدیریت دانش