انتخاب سبک نمایش :

سبک عادی سبک وسیع

سامانه مدیریت دانش و آرشیو اسناد کایزن

معرفی سامانه :

سامانه مدیریت دانش کایزن راهکاری نوین را برای به کارگیری مستندات و تجربیات سازمان به عنوان یک منبع ارزش ارائه مینماید. به طور کلی مستندات مدوّنی که در قالب اسناد در سازمان ها ثبت و بایگانی میشود، به عنوان دانش آشکار سیستم تلقی میشود. از سوی دیگر تجربیات نیروهای انسانی در سمت های مختلف، یکی دیگر از منابع دانش است که معمولاً به شکل غیر مدون و محاوره‌ای منتقل میشود و به دانش پنهان موسوم است. سامانه مدیریت دانش کایزن برای گردآوری و مدیریت دانش آشکار، بانک اسناد را در نظر گرفته است و دانش پنهان سیستم را در یک فضای همفکری و در قالب انجمن ها و اتاق های گفتگو جمع آوری و مدیریت میکند. 

 

الزامات استقرار سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات در سازمان عبارتند از:

  • استمرار رشد سازمانی و عدم ایجاد انقطاع مکرر در فرآیند تعالی
  • افزایش انعطاف پذیری سازمانی در ایجاد تحول سریع، جهت انطباق به موقع و مناسب با شرایط متغیر محیطی
  • افزایش نوآوری سازمانی و در نتیجه ارتقاء توان رقابتی سازمان
  • رشد انگیزش عمومی کارکنان سازمان به دلیل قرار گرفتن در محیطی پویا و یادگیرنده
  • همسویی با تحولات کلان اقتصاد جهانی در راستای شکل‌گیری اقتصاد دانش‌محور
  • توسعه سرمایه‌های فکری سازمان به خصوص سرمایه‌های انسانی
  • افزایش قابلیت یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار
  • هدایت فرآیندهای فکری سازمان به سوی تحقق سیستماتیک (به خصوص اخذ تصمیمات به صورت سیستماتیک)
  • افزایش بهره‌وری سازمانی در بکارگیری دانش موجود (حداکثر استفاده از دانش سازمانی)
  • تسلط بر دانش سازمانی به عنوان ارزشمندترین سرمایه سازمانی از طریق قابل مدیریت ساختن آن و در نتیجه توسعه و بهبود آگاهانه و هدفمند دانش سازمانی
  • جلوگیری از ریزش دانش سازمانی با از دست دادن نیروی انسانی سازمان (بازنشستگی، اخراج، ترک خدمت، فوت، ...)
  • پاسخگویی و انطباق طبیعی و غیرقابل انکار با شرایط نوین حاکم بر فضای کسب و کار که در آن سازمان ها ناگزیر به رقابت بر مبنای دانش هستند.
  • افزایش توان سازمان در مهار و بکارگیری دانش سازمانی، به خصوص دانش پنهان سازمانی که در حین فعالیت روزمره و تجارب متعدد سازمانی در ذهن افراد ایجاد می شود و متأسفانه اغلب مورد بی توجهی قرار می گیرد.
  • تحول در رویکرد و تغییر پارادایم حاکم بر ارزیابی و اندازه‌گيري عملکرد سازمان ها و کمرنگ شدن معیارهای مالی و تأکید روزافزون بر سرمایه‌های فکری و ناملموس سازمانی
  • دانش محوری در حرکت های استراتژیک سازمان ها
  • ویژگی های خاص این منبع جديد (دانش): دانش منبعی پایان‌ ناپذیر و نامحدود است، استفاده از این منبع تنها موجب کاهش آن نمی شود بلکه بر آن می‌افزاید، انتقال آن به دیگران موجب کاهش آن نمی شود.
  • هدفمند ساختن فعالیت های مربوط به شناسایی، ایجاد، کسب، ذخیره سازی، تشریک، بکارگیری، بهنگام‌سازی دانش سازمان، مطابق نیازهای واقعی فرآیندهای سازمانی و در نتیجه بهبود عملکرد کلی سازمان
  • ضعف مدل های مالی در بیان دینامیک دانش سازمانی و در نتیجه معطوف شدن توجهات بر توسعه مدل های جدید دینامیک دانش سازمانی
  • ناتوانی سیستم های مدیریت اطلاعات در پاسخگویی به نیازهای سازمانی (به دلیل بی توجهی به دانش پنهان سازمان ها)
  • توسعه غیر کارآمد و حتی بی‌هدف فن‌‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان ها و اتلاف سرمایه‌های سازمانی بدلیل سرمایه‌گذاری های بی هدف
  • تغييرات سريع بازار و لزوم واكنش سريع سازمان ها
  • گسترش انفجاری دانش بشری
  • تغيير پارادايم در نگرش سازمان ها نسبت به منابع


برخی از امکانات سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از:

  • ثبت و مدیریت دانش فردی
  • تعریف نامحدود مخازن دانش در سازمان
  • ثبت و مدیریت تجربه ها و ایده ها
  • ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن ها
  • ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه ها، اسناد اداری و...
  • تعریف و مدیریت فرآیند ارزیابی تجربیات، ایده ها و ...
  • تعریف و مدیریت ارزیابی دانشی
  • امتیاز دهی به دانش های ثبت شده شامل ایده ها و تجربه ها و ...
  • بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  • امکان گفتگو در خصوص موضوعی خاص و ثبت دانش و نتایج حاصل از گفتگو
  • درج مباحت دانشی و حل مسائل در حوزه های مختلف
  • ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس ها به صورت مکانیزه و طبقه بندی شده
  • ایجاد کتابخانه های دانشی بصورت طبقه بندی شده و ساختارمند
  • انواع جستجو در اطلاعات و اسناد دانشی ثبت شده
  • امکان تعریف قوانین جستجوی پیشرفته با قابلیت ارائه پیشنهاد موارد مشابه برروی اطلاعات ثبت شده
  • ارائه آمار اطلاعات و دانش های ثبت شده، ارزیابی شده و ...
  • گزارشات مدیریتی و پویا از مخازن دانش سازمانی و آرشیو اطلاعات سازمان


برخی از کاربردهای  سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از:

  • آرشیو و مدیریت دانش فردی، ثبت و مدیریت تجربه ها و ایده ها و...
  • آرشیو و مدیریت اسناد مکتوب، پرونده ها، نامه ها، گزارشات و...
  • ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن ها
  • ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه ها، اسناد اداری و...
  • ایجاد آرشیو های سمعی بصری و چند رسانه ای
  • بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  • امتیاز دهی به دانش های ثبت شده شامل ایده ها و تجربه ها و ...
  • ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس ها به صورت مکانیزه و طبقه بندی شده
  • ایجاد کتابخانه های دانشی بصورت طبقه بندی شده و ساختارمند
  • ایجاد آرشیو کتب و مقالات، نشریات، پژوهش ها و... 
  • برخی از مزایای  سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارتند از: 
  • کسب و حفظ دارایی‌های فکری.
  • ایجاد یک بانک دانش سازمانی قابل جستجو.
  • کاهش هزینه‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمانی.
  • تشویق کار تیمی.
  • شناسایی شکاف‌ها در دانش سازمانی.
  • کاهش زمان آموزش کارکنان (کوتاه‌سازی منحنی یادگیری).
  • بهینه‌سازی بازیابی منابع دانشی.
  • اطمینان از ارزش و اعتبار دانش‌ها.
  • آگاهی از میزان اثربخشی دانش‌ها در سازمان.
  • افزایش انگیزه مشارکت در فعالیت‌های مدیریت دانش.
  • گزارش و تحلیل تمامی فعالیت‌های دانشی انجام شده در نرم‌افزار


شمای کلی سامانه مدیریت دانش