menusearch
rasanehsaz.ir

سامانه مدیریت دانش و آرشیو اسناد کایزن

سه شنبه ششم اردیبهشت ۰۱
(2)
(0)
سامانه مدیریت دانش و آرشیو اسناد کایزن

 

 

معرفی سامانه:

 

سامانه مدیریت دانش کایزن راهکاری نوین را برای به کارگیری مستندات و تجربیات سازمان به‌عنوان یک منبع ارزش ارائه می‌نماید. به‌طورکلی مستندات مدوّنی که در قالب اسناد در سازمان‌ها ثبت و بایگانی می‌شود، به‌عنوان دانش آشکار سیستم تلقی می‌شود. از سوی دیگر تجربیات نیرو‌‌‌‌های انسانی در سمت‌‌‌‌‌های مختلف، یکی دیگر از منابع دانش است که معمولاً به شکل غیر مدون و محاوره‌ای منتقل می‌شود و به دانش پنهان موسوم است. سامانه مدیریت دانش کایزن برای گردآوری و مدیریت دانش آشکار، بانک اسناد را در نظر گرفته است و دانش پنهان سیستم را در یک فضای همفکری و در قالب انجمن‌ها و اتاق‌‌‌‌‌های گفتگو جمع آوری و مدیریت می‌کند.

 

 

الزامات استقرار سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات در سازمان عبارت‌اند از:

 

  • استمرار رشد سازمانی و عدم ایجاد انقطاع مکرر در فرآیند تعالی
  • افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی در ایجاد تحول سریع، جهت انطباق به‌موقع و مناسب با شرایط متغیر محیطی
  • افزایش نوآوری سازمانی و در نتیجه ارتقاء توان رقابتی سازمان
  • رشد انگیزش عمومی کارکنان سازمان به دلیل قرار گرفتن در محیطی پویا و یادگیرنده
  • همسویی با تحولات کلان اقتصاد جهانی در راستای شکل‌گیری اقتصاد دانش‌محور
  • توسعه سرمایه‌‌‌‌‌های فکری سازمان به خصوص سرمایه‌‌‌‌‌های انسانی
  • افزایش قابلیت یادگیری سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار
  • هدایت فرآیند‌‌‌‌های فکری سازمان به سوی تحقق سیستماتیک (به خصوص اخذ تصمیمات به‌صورت سیستماتیک)
  • افزایش بهره‌وری سازمانی در بکارگیری دانش موجود (حداکثر استفاده از دانش سازمانی)
  • تسلط بر دانش سازمانی به عنوان ارزشمندترین سرمایه سازمانی از طریق قابل مدیریت ساختن آن و در نتیجه توسعه و بهبود آگاهانه و هدفمند دانش سازمانی
  • جلوگیری از ریزش دانش سازمانی با از دست دادن نیروی انسانی سازمان (بازنشستگی، اخراج، ترک خدمت، فوت، ...)
  • پاسخگویی و انطباق طبیعی و غیرقابل انکار با شرایط نوین حاکم بر فضای کسب و کار که در آن سازمان‌ها ناگزیر به رقابت بر مبنای دانش هستند.
  • افزایش توان سازمان در مهار و بکارگیری دانش سازمانی، به خصوص دانش پنهان سازمانی که در حین فعالیت روزمره و تجارب متعدد سازمانی در ذهن افراد ایجاد می‌شود و متأسفانه اغلب مورد بی‌توجهی قرار می‌گیرد.
  • تحول در رویکرد و تغییر پارادایم حاکم بر ارزیابی و اندازه‌گيری عملکرد سازمان‌ها و کمرنگ شدن معیار‌‌‌‌های مالی و تأکید روزافزون بر سرمایه‌‌‌‌‌های فکری و ناملموس سازمانی
  • دانش محوری در حرکت‌‌‌‌‌های استراتژیک سازمان‌ها
  • ویژگی‌‌‌‌‌های خاص این منبع جديد (دانش): دانش منبعی پایان‌ ناپذیر و نامحدود است، استفاده از این منبع تنها موجب کاهش آن نمی‌شود بلکه بر آن می‌افزاید، انتقال آن به دیگران موجب کاهش آن نمی‌شود.
  • هدفمند ساختن فعالیت‌‌‌‌‌های مربوط به شناسایی، ایجاد، کسب، ذخیره‌سازی، تشریک، بکارگیری، بهنگام‌سازی دانش سازمان، مطابق نیاز‌‌‌‌های واقعی فرآیند‌‌‌‌های سازمانی و در نتیجه بهبود عملکرد کلی سازمان
  • ضعف مدل‌‌‌‌‌های مالی در بیان دینامیک دانش سازمانی و در نتیجه معطوف‌شدن توجهات بر توسعه مدل‌‌‌‌‌های جدید دینامیک دانش سازمانی
  • ناتوانی سیستم‌‌‌‌‌های مدیریت اطلاعات در پاسخگویی به نیاز‌‌‌‌های سازمانی (به دلیل بی‌توجهی به دانش پنهان سازمان‌ها)
  • توسعه غیر کارآمد و حتی بی‌هدف فن‌آوری اطلاعات و ارتباطات در سازمان‌ها و اتلاف سرمایه‌‌‌‌‌های سازمانی بدلیل سرمایه‌گذاری‌‌‌‌‌های بی‌هدف
  • تغييرات سريع بازار و لزوم واکنش سريع سازمان‌ها
  • گسترش انفجاری دانش بشری
  • تغيير پارادايم در نگرش سازمان‌ها نسبت به منابع

 

برخی از امکانات سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:

  • ثبت و مدیریت دانش فردی
  • تعریف نامحدود مخازن دانش در سازمان
  • ثبت و مدیریت تجربه‌ها و ایده‌ها
  • ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن‌ها
  • ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه‌ها، اسناد اداری و...
  • تعریف و مدیریت فرآیند ارزیابی تجربیات، ایده‌ها و ...
  • تعریف و مدیریت ارزیابی دانشی
  • امتیازدهی به دانش‌‌‌‌‌های ثبت شده شامل ایده‌ها و تجربه‌ها و ...
  • بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  • امکان گفتگو در خصوص موضوعی خاص و ثبت دانش و نتایج حاصل از گفتگو
  • درج مباحت دانشی و حل مسائل در حوزه‌‌‌‌‌های مختلف
  • ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس‌ها به صورت مکانیزه و طبقه‌بندی شده
  • ایجاد کتابخانه‌‌‌‌‌های دانشی به‌صورت طبقه‌بندی شده و ساختارمند
  • انواع جستجو در اطلاعات و اسناد دانشی ثبت‌شده
  • امکان تعریف قوانین جستجوی پیشرفته با قابلیت ارائه پیشنهاد موارد مشابه برروی اطلاعات ثبت شده
  • ارائه آمار اطلاعات و دانش‌‌‌‌‌های ثبت‌شده، ارزیابی‌شده و ...
  • گزارشات مدیریتی و پویا از مخازن دانش سازمانی و آرشیو اطلاعات سازمان
  • برخی از کاربرد‌‌‌‌های سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:
  • آرشیو و مدیریت دانش فردی، ثبت و مدیریت تجربه‌ها و ایده‌ها و...
  • آرشیو و مدیریت اسناد مکتوب، پرونده‌ها، نامه‌ها، گزارشات و...
  • ثبت اسناد و مدارک دانشی و بررسی، تایید و بازنگری آن‌ها
  • ثبت و مدیریت اسناد محصولات و خدمات، اسناد پروژه‌ها، اسناد اداری و...
  • ایجاد آرشیو‌‌‌‌‌های سمعی بصری و چندرسانه‌ای
  • بارگذاری و ثبت فیلم و اسناد آموزشی
  • امتیازدهی به دانش‌‌‌‌‌های ثبت‌شده شامل ایده‌ها و تجربه‌ها و ...
  • ثبت اسناد، مدارک و نتایج سمینارها و کنفرانس‌ها به‌صورت مکانیزه و طبقه‌بندی‌شده
  • ایجاد کتابخانه‌‌‌‌‌های دانشی به‌صورت طبقه‌بندی‌شده و ساختارمند
  • ایجاد آرشیو کتب و مقالات، نشریات، پژوهش‌ها و...

 

 

برخی از مزایای سامانه مدیریت دانش و آرشیو اطلاعات و اسناد کایزن عبارت‌اند از:

 

  • کسب و حفظ دارایی‌‌‌‌‌های فکری.
  • ایجاد یک بانک دانش سازمانی قابل جستجو.
  • کاهش هزینه‌‌‌‌‌های عملیاتی و افزایش بهره‌وری سازمانی.
  • تشویق کار تیمی.
  • شناسایی شکاف‌ها در دانش سازمانی.
  • کاهش زمان آموزش کارکنان (کوتاه‌سازی منحنی یادگیری).
  • بهینه‌سازی بازیابی منابع دانشی.
  • اطمینان از ارزش و اعتبار دانش‌ها.
  • آگاهی از میزان اثربخشی دانش‌ها در سازمان.
  • افزایش انگیزه مشارکت در فعالیت‌‌‌‌‌های مدیریت دانش.
  • گزارش و تحلیل تمامی فعالیت‌‌‌‌‌های دانشی انجام شده در نرم‌افزار
  • شمای کلی سامانه مدیریت دانش

 

 

 

 

گالری تصاویر محصول
تصاویر
بیشتر
نظرات کاربران
*نام و نام خانوادگی
* پست الکترونیک
* متن پیام

بستن
*نام و نام خانوادگی
* پست الکترونیک
* متن پیام

0 نظر