هوش تجاری چیست و چه تأثیری در کسب و کار شما دارد؟

هوش تجاری، Business Intelligence یا به اختصار BI یک فرآیند تکنولوژی محور برای تحلیل داده‌هاست. این فرآیند در نهایت به مدیران، صاحبان کسب‌وکار و تمام تصمیم گیرنده‌های اساسی یک کسب‌و‌کار، اطلاعاتی عملی می‌دهد. ابزارهای BI برای تجزیه و تحلیل داده‌ها به صورت‌های مختلفی نمایش داده می‌شود؛ مثلاً گزارش، داشبورد، چارت، نقشه، گراف و تمام ابزارهایی که بتوانند اطلاعات و داده‌های خام را در قالب‌های بصری و قابل استفاده نشان دهند.

در حقیقت هوش تجاری به شما به عنوان یک مدیر کمک می‌کند، بفهمید که چه عواملی در موفقیت یا شکست پروژه‌هایتان مؤثر است. همین باعث می‌شود که بتوانید بفهمید چه عواملی سود بیشتر برای شما رقم می‌زنند و چه عواملی سود کمتری برای شما به همراه دارند.

یک مثال کاربردی کاربرد هوش تجاری

فرض کنید شما یک فروشگاه بزرگ اینترنتی دارید و محصولات زیادی برای فروش. قطعاً ذهن هیچ مدیری یارای نگهداری تمام اعداد و ارقام مربوط به خرید و فروش را ندارد و البته که واقعاً نیاز به حفظ تمام این اعداد و ارقام نیست. در فرآیند پیاده سازی هوش تجاری طبق یک عملیات پیچیده همۀ داده‌های سازمان در یک پایگاه داده (ِData Base) جمع می‌شود (اینکه اطلاعات روزانه جمع‌آوری شود یا ماهانه یا هفتگی دست خودتان است). در حقیقت این پایگاه داده حاوی تمام اطلاعات شرکت و تک تک فروش‌ها و خریدهای انجام شده توسط سازمان است.

در اصطلاح تخصصی به این پایگاه داده، انبارۀ داده یا data warehouse می‌گویند. این نقطۀ شروع و صفر مرزی پروژه‌های هوش تجاری است. اطلاعاتی که در انبار داده جمع‌آوری می‌شوند، چند بعد مهم (Dimension) دارند که عبارت‌اند از:

مکان: یا لوکیشن کاربران. فرض کنید هر کالا توسط یک نفر خریداری می‌شود که این شخص در یک استان، شهر و منطقۀ به‌خصوصی زندگی می‌کند. پس یکی از ابعاد مهم داده‌های شما متغیر مکان است.

زمان: علاوه بر تمام اینها هر فروش یک پارامتر زمان دارد، شما حساب کنید روزی حداقل 10 هزار تا از این فروش و فروش‌های دیگر به انباره داده اضافه می‌شوند.

حالا تصور کنید قرار است در یک جلسه راهبرد‌های کلان (یا حتی غیر کلان و در مقیاس کوچک‌تر) برگزار شود و مدیران و تصمیم‌گیرندگان نهایی بخواهند یک تصمیم اساسی بگیرند؛ مثلاً اینکه آیا استراتژی درستی است که برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها اجناسی که از تأمین کننده‌ها خریداری می‌شوند در انبارهای در دست احداث نگه داری شوند یا نه.

دقیقاً از همین قسمت هوش تجاری وارد می‌شود؛ مثلاً در این مثالی که زدیم، مدیر یا گروه مدیریت به‌آسانی از روی داده‌های خلاصه سازی شده یا اصطلاحاً Summarized Data می‌تواند بفهمد که چه کالاها یا گروه کالاهایی توسط کدام افرادی در چه شهرها و مناطقی بیشتر فروش می‌رود و یا در چه زمانی (فصل، سال، روز) کدام کالا یا گروه کالایی بیشتر فروش می‌رود.

حالا بر اساس این آیا آن استراتژی که مثال زدیم واقعاً به صرفه‌جویی در هزینه‌ها کمک می‌کند یا بدتر باعث ایجاد هزینۀ اضافه می‌شود؟ مثلاً اگر متوجه بشویم که کالای X در منطقۀ y تهران فروش بالایی دارد، آیا تصمیم اینکه انبار کالای X را در منطقۀ Y احداث کند، باعث کاهش هزینه‌های نگهداری و رساندن (delivery) محصول می‌شود یا نه؟

پنج مزیت مهم هوش تجاری برای کسب‌و‌کار شما

اکنون می‌خواهیم ببینیم که هوش تجاری چه فایده‌ای برای کسب‌وکار شما دارد و از همین راه با ابعاد مختلف هوش تجاری آشنا شویم.

1- به راحتی می‌توانید گزارشات سریع تهیه کنید.

هر شرکت یا کسب‌وکاری بخش‌ها و دپارتمان‌های متفاوتی دارد. اطلاعات بخش‌های مختلف در فرمت‌های مختلف پخش شده‌اند. بیشتر تلاش‌هایی که برای جمع‌آوری اطلاعات انجام می‌شود، باید این اطلاعات را مرتب کند و به فرمتی تبدیل کند که بتوان آنها را تحلیل و بررسی کرد. با استفاده از ابزارهای پیشرفتۀ هوش تجاری در کمترین زمان ممکن می‌تواند یک گزارش کامل و خوانا از هرکدام از بخش‌های شرکت داشته باشید.

به عنوان یک مدیر یا صاحب کسب‌وکار، این برای شما کاملاً حیاتی است که بدانید که داده‌های شرکت شما به شما چه می‌گویند. البته مشخص است که اطلاعات معادل هوش نیست. این مخصوص به زمانی است فوق‌العاده کاربرد دارد که شرکت شما بخش‌های مختلف دارد و داده‌های بخش‌های مختلف چندان به هم مرتبط نیستند و شما برای تصمیم‌گیری به این داده‌ها نیاز دارید.

2- به تصمیمات سریع و هوشمندانه شما کمک می‌کند.

بگذارید اینطور برایتان بگویم، تمام درآمد و سود شرکت مستقیماً به تصمیمات استراتژیک مربوط می‌شود.

شاید برایتان جالب باشد بدانید که مدت زمان تقریبی برای برای تهیه یک گزارش فناوری اطلاعات چیزی حدود دو روز است. در جهان پر سرعت امروزی، داده‌ها مدام در حال تغییر و نوسان هستند. در طول دو روز داده‌ها تغییرات زیادی می‌کنند. در حقیقت مدیران و استراتژیست‌های شرکت نیاز دارند که به اطلاعات به روز (Update) دسترسی داشته باشند تا بتوانند به سرعت تصمیم بگیرند و جایگاه خود را در بازار از دست ندهند.

این اعداد و ارقام اصلاً چیز کمی نیستند، دقیقاً به کمک همین اعداد و ارقام است که می‌توانید راه‌حل‌های درست و درآمدزا برای کسب‌وکار خود پیدا کنید.

هدف نهایی یک کارشناس هوش تجاری این است که اطلاعات شرکت شما را به یک تجزیه‌وتحلیل ساختارمند تبدیل کند. به بیانی دیگر یک کارشناس واقعی هوش تجاری که می‌تواند به تصمیمات راهبردی و سریع شرکت کمک کند.

هوش تجاری با اطلاعات به روزی که در اختیار مدیران قرار می‌دهد کمک می‌کند که وضعیت مالی شرکت به سمت مثبت حرکت کند و تصمیمات درست گرفته شود.

3- بهره‌وری شرکت شما را زیاد می‌کند.

هوش تجاری این حُسن را دارد که راهکارهای نادرست را مشخص کند، وضع کنونی شرکت را به دقت مشخص کند و در ادامه مشخص کند که روزانه چه کارهایی باید انجام شود، اولویت‌های شرکت چیست و هرکس چه کاری باید انجام دهد. در حقیقت قرار است ببیند که در کدام بخش‌ها کاستی وجود دارد، کدام بخش‌ها باید پیشرفت کنند و به امکانات جدیدتری مجهز شوند.

4- سرعت بخشیدن به بازگشت سرمایه

اوج تمام خواسته‌های یک شرکت و تمام چیزهایی که در بالا گفتیم می‌تواند در "رشد سریع برای بازگشت سرمایه" خلاصه شود. بدون شناخت درست و نظام مشخص، یا در در دام روش‌های قدیمی می‌افتید یا به حدس و گمانه‌زنی در مورد رفتارهای کاربران و چیزهایی از این قبیل می‌افتید. این‌ها مهم‌ترین آفت‌های کسب‌وکار شما هستند و دقیقاً همان چیزهایی هستند که باعث شکست کسب‌وکار شما و بسیاری دیگر مانند شما می‌شوند.

همان طور که قبلاً هم اشاره کردیم، هر شرکت یک سیستم است که تمام بخش‌های آن به نوعی با هم مرتبط هستند و نمی‌شود که برای هر بخش آن یک استراتژی جداگانه ریخت و به بقیۀ بخش‌ها کاری نداشت. تمام تلاش هوش تجاری این است که اطلاعاتی ارائه دهد که اگر چه برای هر بخش به‌طور جداگانه موجود است، اما بتواند یک کلیتی به ما بدهد که بر مبنای آن تصمیم‌گیری کرد، استراتژی چید و برنامه عملی ریخت.

دقیقاً به همین دلیل است که هوش تجاری می‌تواند به روشنی به شما کمک کند که کمپین‌های خود را برنامه‌ریزی کنید و هر چیزی را که لازم است تغییر دهید، تغییر دهید پیش از اینکه واقعاً دیر شود و در کمترین زمان ممکن سرمایه شما را به شما بازمی‌گرداند.

5- کاهش هزینه‌های نیروی انسانی

با رشد و پیشرفت جهان امروز ما، مهم‌ترین نیازی که جهان کسب‌وکار از هر زمان دیگری بیشتر به آن نیاز دارد، نیاز به تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها و اطلاعات است. از طرف دیگر خود این داده‌ها روز به روز پیچیده‌تر و چند بعدی‌تر می‌شوند، چراکه شرکت‌ها و کسب‌و‌کارها مدام در حرکت به سوی گسترده‌شدن و توسعه حرکت می‌کنند. پس به موازات این حرکت نیاز به نیروهای انسانی متخصص برای تحلیل داده‌ها و تهیه گزارشات هم از هر زمان دیگری بیشتر می‌شود. اگر بخواهید از روش‌های سنتی استفاده کنید باید تعداد زیادی نیرو استخدام کنید، مدام گزارش بخواهید و مدام کسی باشد که این گزارشات را چک کند، اما یک متخصص هوش تجاری تمام اینکارها را انجام می‌دهد و در سریع‌ترین زمان ممکن گزارشات موردنیاز شما را تهیه می‌کند. به عبارتی دیگر در وقت، زمان و هزینۀ شما به شدت صرفه‌جویی می‌کند.

معرفی ابزار گزارش‌ساز و هوش تجاری آریو...